E-mailul dulce, mult aduce.
De fapt, e vorba de vorbă. Crede-mă pe cuvânt că, dacă nu ştii să trimiţi un e-mail ca lumea nu ai nici o şansă nici în publicitate şi în nici un loc de muncă de birou.
Completează întotdeauna adresa de email corectă. Nu te baza pe “auto-complete”-ul Outlook-ului. Dacă ştii să îţi dezactivezi această funcţie, fă-o. Îţi faci un mare bine.
Foloseşte Outlook Microsoft şi nu Outlook Express, ThunderBird, Incredimail sau nu ştiu ce alte chestii simpatice care nu te ajută în viaţă. Nu fi “anticorporatist” cu business-ul tău sau cu activitatea ta profesională. Învaţă Outlook-ul aşa cum trebuie, pentru că e la fel de important ca şi Excel-ul, Word-ul şi PowerPoint-ul. A şti să lucrezi cu Outlook-ul nu înseamnă să ştii să trimiţi un e-mail şi să răspunzi la el. Înseamnă să ştii măcar să îţi faci directoare în care să îţi aranjezi emailurile, să îţi faci reguli de sortare, să foloseşti Task bar-ul, Calendarul, Jurnalul şi câte poţi să înveţi. Un mod bun de a învăţa Outlook-ul este un video tutorial de la Lynda.com. Cumpără-l sau roagă-ţi şeful să îl cumpere pentru firmă pentru că este una din acele investiţii care te ajută să îţi profesionalizezi oamenii şi modul de a comunica între ei şi cu clienţii.
Câmpul “Subiect” nu e acolo ca să îl ignori. Faptul că poţi să îţi rezumi e-mailul în patru sau cinci cuvinte înseamnă că îţi respecţi interlocutorul. Nu fi glumeţ în “Subiect”; fii, în schimb, clar, concis şi tehnic. Un lucru bun pe care îl recomand tuturor este să îţi începi e-mailul cu denumirea firmei pe care o reprezinţi. De exemplu: “MindRainbow - propuneri campanie “Client”. Mai faci şi tu un pic de awareness pentru compania la care lucrezi, respectiv laşi lumea să te cunoască.
Asigură-te că ai fişierul ataşat înainte de a scrie emailul. De fapt, în momentul în care îţi vine în minte ideea că trebuie să trimiţi prin e-mail ceva, începe prin ataşarea fişierului. E foarte important să nu faci referire la “vreun” ataşament în corpul emailului şi tu, defapt, să fii „tăntăloc” şi să uiţi să-l ataşezi, îţi strici imaginea de profesionist fără rost.
Dacă ataşamentul are mai mult de 2 mega, sună-l pe destinatar şi întreabă-l dacă poate primi ataşamente mai mari de 2 mega. Dacă fişierul pe care vrei să îl trimiţi are mai mult de 5 mega, nu îl trimite. Vei fi înjurat. În România, să trimiţi astfel de ataşamente înseamnă să îţi baţi joc de săracul om care nu are broad band. Foloseşte FTP-ul (File Transfer Protocol) iar dacă nu ştii ce este acesta, întreabă-ţi inginerul de reţea sau furnizorul de internet.
Fă-ţi o semnătură electronică automată care să conţină numele tău întreg, titulatura pe care o deţii în companie, denumirea companiei şi adresa cu numărul de telefon fix. În funcţie de tipul activităţii tale trece-ţi şi numărul de mobil, cel al firmei nu cel personal. Dacă eşti copywriter într-o agenţie, nu are nici un sens „să te frece la icre” un client pe mobil. De aceea există „accounţi”. Pe de altă parte, dacă eşti un account, este chiar nesimţire să nu ai trecut mobilul în semnătură.
Cu foarte puţine persoane va fi cazul să te semnezi cu numele mic. În scris trebuie să fii oficial şi clar. Telefonic poţi să te tragi de şireturi cu respectivul cât doreşti, dar, atenţie, ceea ce scrii poate fi folosit la un moment dat împotriva ta sau a firmei tale.
Foloseşte fonturi clasice, fără Comic Sans, fără fonturi îmbârligate, decorative. Când spun clasice, mă refer la cele “obişnuite”, web safe: Times New Roman, Verdana, Arial sau Trebuchet; “web safe” e denumirea fonturilor care există deja instalate pe toate calculatoarele din lume datorită sistemului de operare. Dacă îţi place fontul Eras şi îl foloseşti în e-mail-urile tale pentru că aşa vrei tu cel care va primi e-mailul, dacă nu are instalat acel font, se va trezi că pc-ul va schimba automat fontul cu unul din cele mai sus menţionate. Fonturile web safe sunt folosite din acelaşi motiv pentru majoritatea site-urilor care au text “selectabil”. Şi browser-ele folosesc fonturi deja instalate pe calculator. Bineînţeles că există tehnici care îţi permit să pui ce font vrei tu şi în e-mail şi pe siteul tău, dar nu e cazul să detaliem.
Dacă vrei neapărat o semnătură electronică cu logo-ul companiei, mai bine consultă un web designer astfel încât să fii sigur că ceea ce îţi apare ţie pe calculator îi apare şi destinatarului. De obicei prin inserarea de imagini cu ajutorul funcţiei Import nu rezolvi nimic. Imaginea nu este transmisă mai departe tuturor destinatarilor.
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu